Finanzbuchhaltung

Finanzbuchhaltung und GoBD brauchen Know How.

Unternehmer sind regelmäßig mit Buchhaltung, Bilanzierung sowie dem Kürzel „GoBD“ konfrontiert. Die Buchstaben stehen für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Nach den GoBD muss die elektronische Buchführung nachvollziehbar, nachprüfbar, zutreffend, klar, zeitnah, fortlaufend und unveränderbar sein.

Die maßgeblichen gesetzlichen Grundlagen für die Führung von Büchern und Aufzeichnungen sind im Handelsgesetzbuch festgelegt. Die GoBD sind als ergänzendes „ungeschriebenes Recht“ zu betrachten und sollten eingehalten werden. Denn spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung kommt es auf diese an.

Beratung

Wir beraten Sie in allen Angelegenheiten ordnungsgemäßer Buchführung und Bilanzierung und hinsichtlich der ordnungsgemäßen Einhaltung der GoBD.

Übernahme

Wir übernehmen Ihre Finanzbuchhaltung unter Berücksichtigung aller rechtlichen Aspekte.

Erstellung

Wir erstellen Ihre Jahresabschlüsse einschließlich Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Einnahmen-Überschussrechnung.

Beurteilung

Wir bereiten Ihre Jahresabschlüsse für eine steuerliche Beurteilung und der Erarbeitung von Strategien hinsichtlich der Liquiditäts- und Steuerplanung vor.

Anforderungen an elektronische Belege

Klassische Belege (z.B. Eingangsrechnungen) liegen oftmals nicht mehr in Papierform vor. Besondere Sorgfalt ist daher der Verfahrensdokumentation zuzuwenden. Darin müssen die Unternehmen alle Prozesse der Abwicklung der elektronischen Buchhaltung darstellen, angefangen vom Eingang der Belege bis zur Verbuchung und Aufbewahrung.

Pflichtangaben in Buchungsbelegen

Besonders sorgfältig sollten die neuen Pflichtangaben auf jedem Buchungsbeleg beachtet werden. Unter anderem müssen Sie auf folgende Angaben achten:

eindeutige Belegnummer
Angaben über Belegausteller und -empfänger
Angaben über den Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt.

Außerdem wird eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls verlangt.

Internes Kontrollsystem

Ein wesentlicher Punkt der GoBD ist die Einrichtung eines internen Kontrollsystems. Dabei muss ein solches nicht bloß eingerichtet werden,sondern verlangt auch eine ausreichende Protokollierung. Die wesentlichen Punkte, die Ihr internes Kontrollsystem erfüllen muss, haben wir in einer Checkliste zusammengestellt. Sprechen Sie uns bitte an.

Unveränderbarkeit der Daten und Datensicherheit

Dieses Gebot der GoBD bedeutet, dass Sie Ihre Buchungsdaten nicht in der Form abändern dürfen, dass die ursprünglichen Aufzeichnungen nicht mehr feststellbar sind. Wie die gesetzlichen Regelungen aus Sicht der Finanzverwaltung in die Praxis umzusetzen sind, erläutern die GoBD im Detail.

Elektronische Aufbewahrung

Die GoBD fassen den Umfang der Aufbewahrungspflichten sehr weit. Aufzubewahren sind danach alle Unterlagen, die zum Verständnis und der Überprüfung der für die Besteuerung grundsätzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat).

Einscannen von Unterlagen

Einen gesonderten Abschnitt enthalten die GoBD bezüglich des Einscannens der in Papierform erhaltenen Buchführungsunterlagen. Es sind danach umfassenden Dokumentierungen zu erstellen. Unter anderem ist festzuhalten, wer die Dokumente gescannt hat und wann dies geschehen ist.

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